A necessidade de uma rotina de facilities é evidente ao encararmos a quantidade de serviços prestados nas instalações. Manutenção predial, sistemas críticos de energia e tantos outros, que somam inúmeras tarefas, precisam de organização para serem executados da forma correta. Isso porque manter tudo em pleno funcionamento é uma responsabilidade fundamental na organização.
Afinal, de nada adianta fazer a gestão de facilities se ela não provém fluidez, economia e agilidade. E é exatamente daí que se mostra com força o porquê de estruturar uma boa rotina de facilities. Bem como de investir na terceirização para tal, visto o grau de simplificação e especialização. Entenda melhor neste artigo. Aproveite!
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Confira dicas para organizar a rotina de facilities
Já que organizar a rotina de facilities é tão importante, vale entender um pouco mais sobre o assunto. Para tanto, trouxemos algumas dicas-chave para realizar a tarefa com maestria e garantir uma execução impecável das atividades-meio.
1. Faça um levantamento de todos os serviços
Antes de tudo, é necessário ter uma noção completa das tarefas de facilities da companhia. E, com isso, visualizar o escopo de responsabilidades de forma integral. Esse tópico inclui, ainda, o histórico de revisões, os funcionários que atuam e ocorrências comuns. Por exemplo, se há diversos aparelhos de refrigeração, será preciso incluir a higienização deles na rotina de facilities.
Além disso, no caso de indústrias, deve-se visualizar quais ativos não devem ficar parados. Dessa forma, eles serão prioritários na hora de manutenções preventivas e emergências. Viu como até uma tarefa inicial é muito importante quando se trata de facilities?
2. Crie um checklist de tarefas
Agora que você já sabe, detalhadamente, quais são os serviços realizados dentro da empresa, é hora de criar uma lista de verificação. O que isso quer dizer? Nada mais é que um levantamento de tudo que deve ser feito dentro do espaço em questão.
Para segurança, talvez seja verificar as câmeras semanalmente e realizar reuniões com a equipe em determinada frequência. No caso do sistema de sensores contra incêndio, a revisão periódica para garantir o funcionamento. Porém, se for indústria, um ponto que merece atenção especial é manter a integridade das máquinas. Isso envolve mecânica, lubrificação, elétrica etc.
3. Antecipe custos adicionais
Parte das atribuições da rotina de facilities é conseguir antecipar custos adicionais que têm possibilidade de surgir. Se sua equipe perceber que uma máquina pode precisar de uma peça nova ou que será necessário uma higienização extra, o ideal é que isso possa ser incluído no orçamento. Até porque um dos benefícios do acompanhamento é evitar surpresas que afetem a saúde financeira. Portanto, atuar com uma parceria especializada vai oferecer esse olhar atento.
4. Acompanhe a execução do planejamento
Um profissional precisa monitorar as atribuições durante sua execução. Isso para garantir que tudo está de acordo com o checklist preestabelecido, assim como analisar os indicadores. Desse modo, haverá a certeza de um bom trabalho e de outros fatores como tempo e intervalo entre revisões. São elas que vão mostrar o desempenho das tarefas e, até mesmo, a relevância delas com o passar do tempo.
Para a realização de uma boa rotina de facilities, optar por uma terceirizada na área é a melhor opção, pois ela cuidará de todos os serviços relacionados com um time expert em cada um. Assim, sua companhia vai economizar tempo ― por não ter que contratar para cada um dos serviços especificamente ― e dinheiro ― pelo mesmo motivo.
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Saiba os benefícios de manter uma rotina de facilities eficiente
No decorrer do artigo, é possível perceber algumas vantagens. Inclusive, elementos como economia, previsão de falhas e suporte. Contudo existem muitos outros:
- diminuição de custos com encargos trabalhistas, visto que toda a contratação é feita pela terceirizada;
- menos gastos com materiais, instrumentos e equipamentos de proteção para tarefas de facilities;
- economia de tempo e custos em capacitações em normas e legislações específicas;
- redução de acidentes de trabalho por conta da expertise superior da equipe;
- eliminação de treinamentos específicos, o que ajuda a desafogar o RH;
- maior disponibilidade para a realização.
A maioria das organizações possui uma infraestrutura que precisa ser mantida com toda atenção e cuidado. Até porque isso significa o bom andamento das operações e, por consequência, sua própria existência.
Logo, todos os benefícios citados são usufruídos a partir do momento que começar a planejar a rotina de facilities com uma parceira. O resultado geral é um funcionamento superior dos processos e confiança dos seus clientes. Veja, também, por que não contratar a empresa mais barata do mercado de fac