Para fazer a gestão de facilities com eficiência, é preciso estar por dentro de todos os setores da empresa. Isso porque ela diz respeito à manutenção e cuidado constante das instalações, máquinas e, até mesmo, das pessoas que atuam dentro do espaço. Ou seja, esse trabalho envolve conhecimento aprofundado das atividades-meio vigentes em estabelecimentos de diferentes portes.
Também, é indispensável estar alinhado com as estratégias e contar com um plano de ação personalizado. Lembrando que a gestão de facilities é a ponte com as terceirizadas, portanto deve-se conhecer a fundo a estrutura da companhia.
Para mostrar como colocar essa tarefa em prática, planejamos este conteúdo detalhado. Aqui, você entenderá melhor qual a importância da gestão de facilities e como fazer esses procedimentos para melhorar o funcionamento dos negócios. Boa leitura!
Entenda por que é necessário realizar uma gestão de facilities com eficiência
Ter conhecimento da relevância da execução de uma gestão de facilities com eficiência é o primeiro passo para contratar boas parceiras. Dessa forma, todo o ecossistema corporativo saberá o que a infraestrutura da unidade precisa. Será que são ajustes no sistema de ar-condicionado ou uma limpeza mais frequente? Talvez a contratação de um serviço de portaria ou segurança no prédio.
Independentemente do que seja, o funcionamento de todas essas partes culminam em funcionários mais dispostos e produtivos. Afinal, não tem como focar no trabalho quando seu corpo está se esforçando para achar conforto térmico porque a sala está muito fria. Outro caso são as crises alérgicas por conta da falta de sanitização do ar-condicionado. Então, aqui está o primeiro motivo para fazer uma gestão de facilities com eficiência: garantir as condições físicas para que os colaboradores produzam ao máximo.
Veja por que não contratar a empresa mais barata do mercado de facilities
Mas as razões não param por aí. Além de gerar mais lucros com a melhor atuação dos colaboradores, ainda auxilia na redução de gastos. Visto que uma das funções desse setor é encontrar terceirizadas para tocar essas demandas, sua organização não precisa lidar com responsabilidade de contratação. Por exemplo, trâmites trabalhistas e capacitação de pessoas. E o melhor é poder focar no core business, elevando sua presença de mercado e seu lucros.
Neste tópico, você viu o quão valorosa essa área é para seu negócio. Confira, agora, como implementar da melhor forma.
Saiba de que forma fazer uma gestão de facilities de qualidade
Como citamos na introdução, é essencial um plano de ação para começar os trabalhos. Esse é o primeiro passo. Ali deve conter os detalhes das instalações, a forma de atuar, o fluxo de pessoas, a cultura organizacional, os departamentos e os equipamentos. Não esqueça de fazer um levantamento de riscos e ideias de como solucioná-los. Até porque não tem como resolver as necessidades sem saber quais são, correto?
Depois disso, liste as prioridades, assim como elabore um plano de contingência emergencial. Todo esse planejamento tem que ser aprovado pela diretoria da organização. Logo, estar alinhado aos métodos, parâmetros e cultura é uma exigência básica.
Ao fazer a análise e conceder aprovação, a diretoria fecha um orçamento para o setor. Com esse valor em mente, o gestor de facilities pode começar a contratação das terceirizadas, avaliando recursos, serviço e padrão de qualidade. Após, cabe a esse setor administrar a relação com as prestadoras de serviço, garantindo cumprimento do contrato e demais questões.
Fique atento aos cuidados na hora da contratação de facilities. Veja o artigo no blog.
É todo esse processo detalhado que vai atestar transparência, segurança e confiança. Tanto da gerência com o setor de facilities quanto deste último com as terceirizadas. A atividade vai fluir e garantir o melhor ambiente para um trabalho de excelência. É desse modo que consegue-se alcançar uma gestão de facilities com eficiência.
Terceirizar a gestão de facilities pode ser a solução
Você pode estar se perguntando se ter que lidar com tudo isso é muito trabalhoso. E não iremos negar: é, sim. Entretanto, já provamos como seu negócio é impactado positivamente por esse setor. Mesmo com isso, existe uma forma de facilitar esse processo: por meio da terceirização.
Isso quer dizer contratar uma especializada em gestão de facilities. Ela irá cuidar de tudo, desde o plano de ação até a relação com os profissionais. É claro que nada ocorrerá sem a aprovação da contratante, igual em qualquer terceirização. Então, fique tranquilo! Isso vai facilitar ainda mais e gerar mais economia.
Leia no blog: Por que a EQS é a melhor opção para a gestão de facilities?
Caso exista dúvida sobre o assunto, recomendamos o artigo “Terceirização, as vantagens absolutas da prestação de serviços”. Assim, terá uma visão geral e assertiva dos benefícios dessa prática. E, para continuar recebendo informações sobre o tema, acesse nosso blog regularmente. Até a próxima!